Порядок, строк розгляду претензій та підготовки відповіді на них

Дуже важливим питанням є строки висунення і розгляду претензій. Недотримання встановлених строків може позбавити підприємство права на подання позову, що призведе до значних втрат.

У той же час дотримання встановлених строків висунення та розгляду претензій найчастіше захищає підприємство від розгляду спорів в судах та від грошових витрат на виплату державного мита, на відрядження тощо. Відповідно до статті 7 ГПК України, претензія розглядається в місячний строк, який обчислюється з дня одержання претензії.
В тих випадках, коли обов'язковими для обох сторін правилами або договором передбачено право перепровірки забракованої продукції (товарів) підприємством-виготовлювачем, претензії, пов'язані з якістю та комплектністю продукції (товарів), розглядаються протягом двох місяців.
Керівник підприємства або його заступник при надходженні претензій розглядає їх та надсилає на перевірку структурному підрозділу та юридичній службі для виконання.
Відповідно до підпункту 3.1 пункту 3 Рекомендацій Міністерства юстиції України «Про порядок ведення претензійної та позовної роботи на підприємстві, в установі, організації» від 23.01.2007 № 35-14/7 (далі –Порядок), при перевірці матеріалів претензії слід з'ясувати такі обставини:
- наявність всіх документів, що підтверджують обґрунтованість претензії;
- правильність складання розрахунку;
- наявність правових підстав для визнання чи відхилення претензії.
Якщо до претензії не додані всі документи, необхідні для її розгляду, вони витребовуються у заявника із зазначенням строку їх подання, який не може бути менше п'яти днів, не враховуючи часу поштового обігу. При цьому перебіг строку розгляду претензії зупиняється до одержання витребуваних документів чи закінчення строку їх подання.
При розгляді претензії підприємства в разі необхідності повинні звірити розрахунки, провести судову експертизу або вчинити інші дії для забезпечення досудового врегулювання спору.
Якщо витребувані документи у встановлений строк не надійшли, претензія розглядається за наявними документами (стаття 7 ГПК України).
Витребувані додаткові документи повинні бути такими, що дійсно необхідні для розгляду претензії і відсутні у підприємства, що розглядає претензію.
Після первинної правової оцінки претензійні матеріали у визначений на підприємстві строк передаються юридичною службою у відповідні підрозділи для надання висновку по суті претензійних вимог. Матеріали передаються під розписку.
Структурний підрозділ, який отримав претензійні матеріали, повинен у встановлений на підприємстві строк перевірити їх, у разі необхідності провести звірку розрахунків, службову перевірку та інші дії, що забезпечують врегулювання спору в претензійному порядку. Після перевірки, структурний підрозділ надає письмовий висновок щодо обгрунтованості претензійних вимог, який повинен бути підтверджений відповідними документами.
Висновок з претензійними матеріалами в строк, передбачений на підприємстві, передається в юридичну службу.
Юридична служба з урахуванням висновку готує проект відповіді про відхилення або визнання (повне, часткове) претензії. На підприємствах, де юридична

служба відсутня, проект відповіді готує структурний підрозділ, якому передано на перевірку претензію.
Відповідно до ст. 8 ГПК України про результати розгляду претензії заявник повідомляється у письмовій формі. У відповіді на претензію зазначаються:
а) повне найменування і поштові реквізити підприємства, організації, що дають відповідь, та підприємства чи організації, яким надсилається відповідь; дата і номер відповіді; дата і номер претензії, на яку дається відповідь;
б) коли претензію визнано повністю або частково, - визнана сума, назва, номер і дата розрахункового документа на перерахування цієї суми чи строк та засіб задоволення претензії, якщо вона не підлягає грошовій оцінці;
в) коли претензію відхилено повністю або частково, - мотиви відхилення з посиланням на відповідні нормативні акти і документи, що обгрунтовують відхилення претензії;
г) перелік доданих до відповіді документів та інших доказів.
Керівнику підприємства надається письмовий висновок структурного підрозділу, який перевіряв претензію та необхідні документи, що підтверджують підстави задоволення (часткового задоволення) чи відмови у задоволенні претензійних вимог.
Відповідь на претензію підписується повноваженою особою підприємства після візування її керівником структурного підрозділу, головним бухгалтером, юридичною службою та надсилається рекомендованим листом, листом з оголошеною цінністю чи вручається під розписку.
Претензія з копією відповіді та доказами її відправлення (квитанція про рекомендований лист, лист з оголошеною цінністю чи розписка про вручення) залишаються в юридичній службі.
Коли претензію відхилено повністю або частково, заявникові повинно бути повернуто оригінали документів, одержаних з претензією, а також надіслано документи, що обгрунтовують відхилення претензії, якщо їх немає у заявника претензії.
Якщо претензію про сплату грошових коштів, до якої додано платіжну вимогу-доручення, визнано повністю або частково, у платіжній вимозі-дорученні зазначається визнана сума.
Платіжні вимоги-доручення виконуються установами банків у порядку, встановленому Національним банком України.
За необґрунтоване списання у безспірному порядку претензійної суми винна сторона сплачує другій стороні штраф у розмірі 10 процентів від списаної суми.
Про фактичне виконання розгляду претензії юридична служба або структурний підрозділ здійснюють відповідний запис в журналі обліку претензій, пред'явлених підприємству.

Головний спеціаліст відділу державної реєстрації
нормативно-правових актів, правової роботи, правової
освіти та систематизації законодавства Головного управління
юстиції у Закарпатській області
Неля Ковач