Как сделать правильный выбор помещения для мероприятия

Первое, с чем мы сталкиваемся при подготовке к мероприятию - выбор подходящего места проведения. Порой поиски превращаются в кошмар: неоправданно завышенная цена аренды, отсутствие необходимых опций, короткие сроки выполнения задачи. Однако спасти ситуацию помогут маленькие хитрости, с которыми мы сейчас поделимся. 

Поводы арендовать пространство бывают разные, начиная от небольших посиделок с друзьями в честь дня рождения, и заканчивая масштабными конференциями с заморскими гостями. Несмотря на размах, отыскать тот единственный зал, отвечающий критериям не просто. Чтобы снизить риски провала, остановимся на том, что must have каждая локация:

• Удобное месторасположение. Центральные районы выигрышный вариант для обеих сторон: организатора и участников. Благодаря удобной транспортной развязке каждый сможет вовремя и без проблем добраться к пункту назначения. 
• Наличие парковки. Небольшому перформансу заботиться о наличии достаточных парко-мест не приходится. Другое дело - корпоратив на 100 человек. Не заставляйте водителей кружить по району в поиске местечка для авто. Позаботьтесь о парковке (желательно бесплатной) заблаговременно.
• Площадь помещения. Желая сэкономить, многие выбирают локации поменьше, руководствуясь высказыванием: “в тесноте да не в обиде”. Не повторяйте ошибок. Площадь локации должна комфортно размещать всех участников без исключений. Это касается и наличия мебели. Лучше больше посадочных мест, чем меньше. 
• Внешний вид локации. Формат зала должен соответствовать теме мероприятия. От конференции ждут продуктивности, от вечеринки - ярких эмоций. Достичь этого можно благодаря соответствующей обстановке помещения. 
• Техника и дополнительные услуги. Перформанс требует качественного подхода к техническому оснащению. В зависимости от ивента, вам понадобятся: проектор, колонки, микрофоны, флип-чарт. Возможность заказать кейтеринг и другие опции у арендодателя - плюс, ведь это избавляет организатора от необходимости искать подрядчика. 

Чтобы выдержать все критерии, займитесь подготовкой заранее. 2 месяца - наиболее оптимальный срок. 

Типы ивентов

Давайте разберем, на что обращать внимание при организации следующих видов мероприятия:

Конференция

Подготовка к деловому мероприятию - сложный механизм, в котором работа должна быть отлажена. Кажется, что проще простого собрать людей в одном зале и донести информацию. Однако организатора от успеха отделяют несколько важных шагов: разработка концепции, выбор локации, подготовка пригласительных, реклама и так далее. Сегодня популярно совмещать конференцию и неформальное общение. Для этого устраивают кофе-брейки или фуршеты. Дополнительные услуги должны быть в равной мере продуманы, как и основная часть события. 

Семинары и тренинги

Сегодня все чаще люди прибегают к аренде неформального пространства при организации менее официальных мероприятий. Новые знания усваиваются лучше в теплой атмосфере, при этом общее настроение располагает к общению и знакомству. Лофт или креативные пространства - незаменимые помощники в создании запоминающегося ивента. При этом, цена аренды таких пространств значительно ниже конференц-холлов. 

Вечеринка или дружеские посиделки

Походы в кафе и рестораны - заезженная тема. Получить невероятные эмоции можно в антикафе. “Фишка” заведения - отмена обязательного заказа по меню. Оплата происходит за время, проведенное на территории локации. Считают поминутно или почасово. В стоимость входят напитки (кофе, чай, морс, глинтвейн) и мини-угощения. За небольшие деньги получится закатить настоящую творческую пирушку с настольными играми, караоке, приятной музыкой. Как правило, еду разрешено приносить с собой.

Фото-видео сессии

Все чаще в ленте инстаграм мелькают фото с профессиональной съемки. Фотографы-любители не всегда могут точно передать эмоции, в отличие от мастеров своего дела. Аренда фотостудии решает этот вопрос. Студии позволяют реализовать любую затею: свадебная фотосессия, детская, предметная или портретная. 

Экономим на аренде

Секреты экономии не бывают лишними, особенно в наше время.

1. Чем раньше забронировать зал, тем цена ниже. Это как с билетами на лоукост. 
2. В высокий сезон, например новогодний, цена увеличивается вдвое. Это связано с корпоративами, ажиотажем на фотостудии, лофты и прочее. Если “не горит” подождите 2-3 недели, и вы будете приятно удивлены лояльностью арендодателя.
3. Оформление локации возложите на свои плечи. Это избавит от необходимости платить агентствам. 
4. Для праздничных событий заказывайте лофт, антикафе. Вы сможете принести еду и сэкономить на заказе по меню.