Основні вимоги для забезпечення збереженості документів архіву

Приміщення архіву складаються з: сховища для зберігання документів, робочої кімнати працівників архіву; окремої кімнати (читального залу) для роботи з документами користувачів.

В архівах, де зберігається невелика кількість документів (до 600 справ), допускається вивчення документів користувачами в робочій кімнаті працівників архіву. Робочі кімнати працівників та читальний зал повинні бути відокремлені від архівосховища. Приміщення архіву повинні мати запасний вихід.
Зовнішні двері приміщень ізолюються металом, у неробочий час вони
опечатуються. Якщо приміщення архіву розташоване на першому поверсі, то на вікнах установлюються відкидні металеві грати та охоронна
сигналізація.
Сховище архіву має бути віддаленим від виробничих,
складських, лабораторних та побутових приміщень, пов'язаних із
зберіганням або застосуванням вогненебезпечних, хімічних речовин,
харчових продуктів і не мати з ними спільних вентиляційних
каналів. Забороняється прокладення газових, водопровідних, каналізаційних та інших магістральних трубопроводів. Проведення труб немагістрального характеру допускається лише за умови їх ізоляції, що унеможливлює проникнення викидів з них у сховище.
У приміщеннях архіву електропроводка прокладається в
схованому вигляді або в газових трубах. Застосовується
напівгерметична освітлювальна арматура. Рубильники, електрощити та
інше розподільне електрообладнання встановлюються тільки за межами
архівосховищ.
Сховища і приміщення для роботи з документами мають
бути обладнані пожежною сигналізацією та засобами пожежогасіння.
Для виміру кліматичних параметрів у сховищах установлюються контрольно-вимірювальні прилади.Режим зберігання документів в архіві повинен відповідати таким параметрам: температура повітря +17-19 град. С,
відносна вологість - 50-55%. Освітлення в архівосховищах може бути природним та штучним. При природному освітленні не допускається попадання сонячних променів на документи, для чого вони вміщуються в
картонажі, папки з клапанами. Вікна в сховищах захищаються
щільними шторами, жалюзями. Санітарно-гігієнічні роботи в сховищі необхідно проводити регулярно: щоденно - вологе прибирання підлоги та сухе
прибирання полиць, стелажів і шаф; у санітарні дні - вологе прибирання
стелажів, шаф. У разі виявлення в приміщеннях плісняви, комах,
гризунів проводиться дезінфекція, дезінсекція, дератизація
уражених ділянок або приміщення в цілому.
Архівосховища обладнуються стелажами, що розміщуються
таким чином: ширина головного проходу між рядами стелажів - 120 см; ширина проходів між стелажами - 80 см; відстань стелажа від стіни - 50 см; відстань між полицями - 40 см; відстань від підлоги до нижньої полиці - не менше 20 см, а в підвальних і цокольних приміщеннях - не менше 30 см; відстань між стелажами та опалювальними системами - не менше
110 см. Дерев'яні стелажі обов'язково обробляються вогнезахисними
речовинами. Стелажі встановлюються перпендикулярно до стін, що мають
віконні прорізи та опалювальні системи.
В архівах установ, де зберігається менше 100 справ,
допускається їх розміщення у шафах, що зачиняються, розташованих у
робочих приміщеннях. Ключі від шаф повинні бути тільки в керівника
архіву (особи, відповідальної за архів). На випадок стихійного лиха в архіві складається план заходів щодо евакуації документів, у котрому передбачаються порядок і місце укриття документів.

Провідний спеціаліст відділу документування,
контролю виконання та звернень громадян
Головного управління юстиції у Закарпатській області
Марія Строган