Порядок закриття номенклатури справ

Номенклатура справ є систематизованим переліком
найменувань справ, створюваних у діловодстві установи, оформлених
у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ.

Номенклатура справ є обов'язковим для кожної установи
інформаційним довідником, який складається для створення єдиної
системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку
документів за змістом і видом та їх відбору для внесення до складу
Національного архівного фонду. Зведена номенклатура справ установи складається у чотирьох примірниках, кожен з яких повинен мати гриф погодження з відповідним державним архівом або органом вищого рівня, якщо в установі не утворюються документи Національного архівного фонду. Зведена номенклатура справ підлягає погодженню з відповідним державним архівом або органом вищого рівня один раз на п'ять років або невідкладно в разі істотних змін у власності майна, структурі, функціях та характері роботи установи.
Зведена номенклатура справ підлягає погодженню з відповідним
державним архівом або органом вищого рівня один раз на п'ять років
або невідкладно в разі істотних змін у власності майна, структурі,
функціях та характері роботи установи.
Наприкінці діловодного року зведена номенклатура справ установи обов’язково закриваються підсумковим записом, у якому зазначають категорії і кількість фактично заведених за рік справ. Підсумковий запис номенклатури справ структурних підрозділів установи підписує працівник, відповідальний за організацію діловодства, і передає підсумкові відомості до служби діловодства.
Керівник служби діловодства (особа, відповідальна за діловодство в установі) зводить усі відомості разом, підписує підсумковий запис зведеної номенклатури справ й повідомляє керівнику архівного підрозділу про фактичну наявність справ, заведених на підприємстві за рік.

Провідний спеціаліст відділу документування,
контролю виконання та звернень громадян
Головного управління юстиції у Закарпатській області
Марія Строган