Про строки зберігання реєстраційних справ...

Строки зберігання реєстраційних справ та вилучення реєстраційних справ для знищення згідно Порядку зберігання та пересилання реєстраційних справ юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців.

Відповідно до Закону України «Про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців» реєстраційна справа це - папка організаційно-облікового типу з документами або електронними документами, що подаються державному реєстратору відповідно до закону. Реєстраційна справа зберігається у державного реєстратора протягом п'яти років з дня внесення до Єдиного державного реєстру запису про припинення юридичної особи або припинення підприємницької діяльності фізичною особою - підприємцем. Після закінчення цього строку реєстраційні справи на паперових носіях, не внесені за результатами експертизи їх цінності до Національного архівного фонду, знищуються в установленому законодавством порядку.
Державний реєстратор, який формує, веде та забезпечує зберігання реєстраційних справ відповідно до Порядку зберігання та пересилання реєстраційних справ юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців, затвердженого Міністерством юстиції України, та/або посадова особа відповідного структурного підрозділу (відділу, управління), який забезпечує зберігання реєстраційних справ, ведуть їх облік та здійснюють контроль за обсягом і рухом в одиницях обліку.
Реєстраційна справа на електронних носіях зберігається на сервері технічного адміністратора Єдиного державного реєстру. Строк зберігання відомостей про юридичних осіб або фізичних осіб - підприємців на електронних носіях становить 75 років з дати внесення запису про припинення юридичної особи або припинення підприємницької діяльності фізичною особою - підприємцем.
Реєстраційні справи припинених юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців, підприємницька діяльність яких припинена, формуються протягом року та обліковуються у журналі обліку реєстраційних справ за роками і зберігаються окремо.
Після закінчення строку зберігання реєстраційних справ на паперових носіях посадова особа, відповідальна за зберігання реєстраційних справ, складає акт про вилучення для знищення.
Реєстраційні справи включаються до акта про вилучення для знищення, якщо передбачений для них строк зберігання закінчився до 1 січня року, у якому складений акт. Наприклад, справи з п'ятирічним строком зберігання, закінчені у 2006 році, можуть включатися в акт, що буде складений не раніше 1 січня 2012 року.
Відбір реєстраційних справ, строки зберігання яких закінчилися, та включення їх до акта про вилучення для знищення здійснюються після зведення описів справ органу, що здійснює державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців, за відповідний період.
Зведені описи і акт про вилучення для знищення розглядаються експертною комісією органу, що здійснює державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців, одночасно.
Схвалені експертною комісією органу, що здійснює державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців, описи справ, акт про вилучення для знищення документів органу, що здійснює державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців, разом подаються на розгляд експертно-перевірної комісії відповідного державного архіву.
Після погодження акта про вилучення для знищення відповідним державним архівом і затвердження керівником органу, що здійснює державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців, дозволяється знищувати реєстраційні справи відповідно до Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджених наказом Державним комітетом архівів України 16.03.2001 №16.

Завідувач сектору державної реєстрації
юридичних осіб та легалізації об’єднань
громадян реєстраційної служби Головного
управління юстиції у Закарпатській області
Готра Маріанна