Складання і оформлення закінченого опису справ постійного зберігання

В архіві установи, що має структурний поділ, на
підставі описів справ структурних підрозділів складаються річні розділи зведених описів справ усієї установи.

У річний розділ зведеного опису справ постійного зберігання включаються заголовки справ, що відклалися
в структурних підрозділах установи впродовж року, а також
заголовки справ, сформованих з документів, вилучених зі справ з
тимчасовими строками зберігання, що мали позначку "ЕПК".
Декілька річних розділів зведеного опису справ постійного зберігання або один річний розділ, кількість заголовків справ у яких досягла числа 9999 (або 999), вважаються закінченим описом.
Систематизація заголовків справ у закінченому опису може
уточнюватися згідно з хронологічно-структурною схемою побудови
архівного фонду, розділами якої є роки, а підрозділами - назви
структурних підрозділів установи. У разі функціональної побудови
річних розділів опису уточнення схеми систематизації закінченого
опису не проводиться.
До закінченого опису справ постійного зберігання
складається засвідчувальний напис. Обов'язковим елементом оформлення закінченого опису справ постійного зберігання є титульний аркуш, зміст,
передмова та список скорочень, які вміщуються в опис перед
описовими статтями в наведеній послідовності й складають
довідковий апарат до опису.
Закінчений опис разом з довідковим апаратом до нього
оправляються в тверду обкладинку, усі аркуші опису нумеруються
валовою нумерацією.

Провідний спеціаліст відділу документування,
контролю виконання та звернень громадян
Головного управління юстиції у
Закарпатській області
Марія Строган