«Технічні вимоги до оформлення реєстраційної справи громадського об`єднання»

Функції формування та ведення реєстраційних справ виконує, як правило, уповноважено особа Укрдержреєстру, структурного підрозділу територіального органу Мін`юсту.

Кожна реєстраційна (облікова) справа оправляється в окрему папку, кількість сторінок якої не повинна перевищувати 250 аркушів. Написи на обкладинках, внутрішньому описі виконуються розбірливо, без скорочень, друкованими літерами. У реєстраційній (обліковій) справі вміщуються оригінали (ксерокопії, нотаріально засвідчені (завірені) в установленому порядку копії) документів. Не допускається зберігання у реєстраційних справах чернеток, факсових копій, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню.
Внутрішній опис складається на окремому аркуші (аркушах), що має окрему нумерацію. Зміни складу документів реєстраційної (облікової) справи (наприклад включення додаткових документів, зміна оригіналів копіями) відображаються у графі «Примітки» внутрішнього опису із посиланням на відповідні підстави внесення таких змін або відповідні документи.
Внутрішній опис повинен називати документ, вказувати його автора, орган, що його видав, номер та/або дату і короткий зміст. Аркуш формату, меншого, ніж формат А4, підклеюється а чистий аркуш паперу формату А4 і нумерується як один аркуш у правому верхньому куті.
У разі припинення діяльності громадського об`єднання, а також передачі реєстраційної (облікової) справи, до внутрішнього опису складається підсумковий запис, у якому наводяться цифрами та словами кількість документів, що включені до опису, кількість аркушів реєстраційної (облікової) справи, а також кількість аркушів внутрішнього опису. Внутрішній опис підписується його укладачем.

Провідний спеціаліст сектору
державної реєстрації юридичних осіб
та легалізації об`єднань громадян
реєстраційної служби Головного
управління юстиції у Закарпатській області
Олександр Горзов