Вимоги до документів, які подаються нотаріусу для вчинення нотаріальної дії

Нотаріусам у своїй повсякденній діяльності доводиться постійно мати справу з документами. Документи, на підставі яких або відповідно до яких вчиняються нотаріальні дії, повинні відповідати певним вимогам.

Так, статтею 47 Закону України «Про нотаріат» передбачено, що документи, викладені на двох і більше аркушах, що подаються для вчинення нотаріальної дії, повинні бути прошиті у спосіб, що унеможливлює їх роз'єднання без порушення цілісності, а аркуші пронумеровані і скріплені печаткою юридичної особи, яка видала документ.
Тексти нотаріально посвідчуваних правочинів, заяв, засвідчуваних копій (фотокопій) документів і витягів з них, тексти перекладів та заяв повинні бути написані зрозуміло і чітко, дати, що стосуються змісту посвідчуваних правочинів, повинні бути позначені хоча б один раз словами, а назви юридичних осіб та їх податковий номер за даними Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців - без скорочень із
зазначенням їх місцезнаходження. Прізвища, імена та по батькові фізичних осіб, їх місце проживання та податковий номер за даними Державного реєстру фізичних осіб платників податків, крім уповноважених представників юридичних осіб, повинні бути написані повністю, а у випадках, передбачених законами, - із зазначенням дати їх народження.
Для вчинення нотаріальних дій не приймаються документи, які
не відповідають вимогам законодавства або містять відомості, що принижують честь, гідність та ділову репутацію фізичної особи або ділову репутацію юридичної особи, які мають підчистки або дописки, закреслені слова чи інші незастережні виправлення, документи, тексти яких неможливо прочитати внаслідок пошкодження, а також документи, написані олівцем.
Крім цього, пунктом 2глави 8 розділу 1 Порядку вчинення нотаріальних дій передбачено, що дописки, закреслені слова чи інші виправлення, які є в документах, що подаються для вчинення нотаріальних дій, повинні бути застережені підписом відповідної посадової особи і печаткою установи, підприємства або організації чи особи, яка видала документ. При цьому виправлення повинні бути зроблені таким чином, щоб можна було прочитати як виправлене, так і помилково написане, а потім виправлене чи закреслене.
Принагідно зазначимо, що у випадку, коли нотаріусу для вчинення нотаріальної дії подається документ викладений на спеціальному бланку нотаріального документа, то нотаріус перевіряє справжність кожного аркуша документа за допомогою Єдиного реєстру спеціальних бланків нотаріальних документів згідно з Порядком ведення Єдиного реєстру спеціальних бланків нотаріальних документів, затверджених наказом Міністерством юстиції України від 04.11.2009 №2053/5.

Головний спеціаліст відділу нотаріату
Головного управління юстиції у
Закарпатській області
Тетяна Русин